최강업무법

최강 업무법 - 라이프 엑스퍼트 지음, 홍성민 옮김/폴라북스(현대문학)

 

 

이 책은 정말 읽고 싶었던 책 중의 하나이다.

지하철 출퇴근 시간 하루 만에 술술 읽어 끝내버린 책이기도 하다. 실로 읽기 수월하게 쓰여져 있고 큼지막한 글씨체와 여유로운 여백이 있어 읽는데 누구나 어려움이 없을 듯 하다.

 

“난 일 때문에 너무 바빠서 그런 책 읽을 시간 없어” 라는 말은 절대 내뱉지 못할 만큼.

 

일단 여러모로 상당히 유용한 알짜배기 정보가 가득하다.

누구나 알 법한 그럴싸한 내용으로 채워놓은 책이 아니다. 그러하기에 더욱 눈길이 가는 책이기도 하다.

 

어느 회사에서나 일 잘하는 사람이 있다. 실로 내가 다니고 있는 회사만 보더라도 누구에게나 인정받을 수 밖에 없는 일명 울트라 짱! 이라고 불리는 차장님이 계시다. 나이를 들어감에 따라 시대에 뒤쳐진다? 혹은 컴퓨터 실력에서 밀린다? 혹은 외국어에서? 자기계발에서 뒤쳐진다? 절대. 어느 것 하나 부족함을 찾는 것이 쉽지 않다. 이미 결혼하신 분임에도 불구하고 철저히 가정적이시며 업무에 있어서는 철두철미하다. 책을 읽으며 내도록 그 분이 생각 난 것도 그 때문이 아닐까 싶다. 일 잘하는 사람.

 

나 또한 일 잘하는 사람이 되고 싶다.

 

이 책에서는 크게 업무관리법, 기획법∙PR법, 정보수집법∙메모법, 정리법∙파일사용법, 협상법∙대인관계법, 집중법∙휴식법으로 크게 여섯 개의 Chapter로 구성되어 있다.

이 책에 대한 리뷰를 쓰고 싶은데 어느 부분을 어떻게 끄집어 내어 써야 할지 생각할 수 밖에 없었다. 어느 것 하나 버릴 것 없이, 놓칠 것 없이 소중한 내용이었기 때문이다. 맘 같아선 이 책의 모든 내용을 고스란히 리뷰로 남기고 싶을 정도다.

 

나에게 가장 와닿았던 5가지를 구분 지어 남겨 두고자 한다.

 

1.     내일 해야 할 일의 순서를 정한 후에 퇴근.

아침에 출근해서 가장 먼저 하는 일? 보통 일상사의 회사생활을 들여다 보면 출근하여 커피를 한잔 뽑은 뒤 책상에 앉아 인터넷 신문을 들여다 보고, 오늘 할 일이 무엇인지 생각해 보는 것이다. 하지만, 저자는 아침에는 보다 창조적인 일을 하는 것이 전체적인 업무 흐름에 효과적이라는 것을 강조한다. 퇴근하기 전날 내일 해야 할 일을 스케줄을 간단하게 계획해 놓고 퇴근하는 것이 다음날 능률을 올릴 수 있는 기본이라 말하고 있다. 동감하는가? 일일업무계획은 퇴근 전이나 잠자리에 들기 전에 세우며, 한 주의 계획은 금요일 오후 4시~6시경이 안성맞춤이라 말한다.

다음 한 주의 예정표를 만드는 것은 금요일 오후 4~6시 경이 안성맞춤이다. 일찌감치 다음 주의 예정을 세워버리면 금요일에 준비해두어야 할 것들을 알 수 있고, 휴일에 좋은 아이디어가 떠오를 때도 있다. P. 39

일찌감치 다음주의 예정을 세우는 것. 우선순위를 정하고 그에 맞춰 할 일을 정하는 것 가장 기본이지 않나 싶다.

* 우선순위를 정함에 있어서도 처음 메모할 때부터 우선순위대로 써 내려가려 하기 보다는 생각나는 순서대로 무작위 메모한 후 차후 순위를 매기는 것이 효율적이다.

 

  

2.     관심이 가는 부분은 책에 직접 메모.

직접 돈을 주고 구입한 책은 망설임 없이 메모하면서 읽자. 이미 이 부분에 대해서는 누차 여러 책을 통해서도 습득한 바가 있다. ‘책에는 절대 메모하지 않고, 절대 구김이 가지 않으며 절대 밑줄을 그어서도 안된다’ 라는 오래된 나의 철칙을 여러 권의 책을 읽으면서 변화된 부분이다. 업무최강법, 이 책에서도 책에 대해 언급해 놓았다. 저자의 말에 동의하고 싶은 부분이나 반대하고 싶은 부분에는 밑줄을 긋고 자신의 생각을 짧게 메모하는 것. 비록 책은 지저분해지겠지만 그만큼 내용은 머릿속에 남는다는 것이다. 나 또한 그러한 책 읽는 습관이 바뀌면서 책을 읽는 것 자체가 어려워지지 않았다. 언제든지 손만 뻗으면 읽을 수 있도록, 언제든지 꺼내어 이전 메모해두었던, 혹은 밑줄을 그어두었던 부분을 다시 보기도 한다.

책은 지저분해지지만 그만큼 내용은 머릿속에 남는다.  P.105

 

 

3.     포스트잇 활용법
포스트잇을 활용한 다양한 방법을 이 책에서는 소개하고 있다. 자신이 소지하고 다니는 다이어리에 중요한 사항은 다이어리에 직접적으로 메모를 하되, 순간순간 바로 처리해야 하는 업무는 포스트잇을 적극 활용하여 붙여놨다 처리가 끝나면 떼는 것으로도 활용 가능하며 색깔 있는 포스트잇을 휴대하며 메모장 대신 긴급하게 대처해야 하는 것(빨강),. 일반적인 사항(분홍), 아이디어 메모(파랑)와 같이 색깔별로 메모를 하게 되면 한눈에 알 수 있기 때문에 자료 정리가 수월해 진다.

 

 

4.     명함활용법
직장생활 4년 차, 아직 아는 것보다는 모르는게 많은 때가 아닌가, 하는 생각이 들게 만들었던 부분이 바로 이 명함활용법이다. 보통 명함이라고 하면 깨끗하고 반듯해야 한다라는 일종의 편견을 가지고 있다. 혹여 자신이 방문한 방문처의 상대가 부재중일 때 방문한 요건을 전해 달라고 부탁하면서 명함 뒤쪽에 메시지를 적어 두는 것이 더욱 그 각인 효과가 클 수 있다고 언급하고 있다. 또한 회사마다 팀명이 달라 구체적으로 어떠한 업무를 하는지 명함만으로 파악하기 힘든 경우가 있다. 이러한 때에 어떤 업무를 담당하고 있는지를 직접 메모해 전달하면 도움이 된다.
또한 가장 중요한 것이 바로 여분의 명함이다. 업무를 함에 있어 상대방을 처음 만나는 자리에서 “아, 명함이 지금 없네요.”와 같은 황당한 상황은 자칫, 상대방에게 “저는 준비가 덜 되어 있어서요.” 와 같은 이미지를 심어 줄 수 있다. 항상 명함 케이스에만 있는 명함이 아닌, 지갑, 가방 등에 여분의 명함을 챙기는 센스는 있어야 할 것이다.

 

 

5.     ‘작은 목표’를 많이 만들어 달성하라.

일의 좌우명, 내년의 목표, 1년 계획도 좋지만. 그보다 매일매일 그날의 일을 정확하게 끝내는 것. 즉, 큰 목표를 세우는 것도 중요하지만, 분기별 목표, 한달 목표, 하루하루의 목표 등 세세한 작은 목표를 세우고 그것을 차례로 달성하는 것이 동기부여를 유지함에도 도움이 된다고 언급하고 있다.

 

이 외에도 다양한 업무비법이 책에 소개되어 있다. 항상 메모지와 펜을 소지하고 다닐 것과 같은 기본적인 사항도 소개하지만 더불어, 여분의 펜을 소지하고 다녀라, 와 같은 ‘아차’ 하고 놓칠 수 있는 부분까지 이 책에서는 세세하게 언급하고 있다. 가방 속 펜 하나, 이제 여분의 펜을 하나 더 챙기는 센스를 발휘해야겠다.

 

늘 이러한 책을 읽을 때마다 느끼는 바이지만, “정말 열심히 살아야겠다” “나도 잘 하고 싶다” 라는 의욕을 불태우게 된다. 커리어우먼으로 자리 잡아 꼼꼼하고 똑부러지게 회사생활하고 싶다.

이 책을 통해 얻은 바도 많고 느낀 바도 많다. 틈틈이 시간이 날 때마다, 다시 펼쳐 보고 마음을 다잡는데 이 책을 펼쳐야겠다.